Reserva de viajes por internet

A veces pasa, tienes previsto irte unos días de vacaciones y has hecho una reserva de hotel pero un problema, un gasto imprevisto, un trabajo de última hora, una enfermedad o cualquier eventualidad te impide escapar a ese hotel que te apetecía tanto. Es posible que al cancelar la agencia te devuelva el importe íntegro de la reserva, pero también puede suceder que incurras en los llamados gastos de cancelación.

¿Qué son los gastos de cancelación?

Cuando realizas una reserva, en el hotel directamente, o a través de un buscador de hoteles, el hotel hace un «bloqueo» de esa habitación en esas fechas para no venderla a ningún huésped más. Durante el tiempo que transcurre entre ese bloqueo hasta la fecha de la cancelación, el hotel da la habitación por «vendida»,  si luego el cliente cancela  no sólo pierde esa reserva sino que también tiene un coste de oportunidad, porque el establecimiento podría haber vendido esa habitación a otro cliente. Esos costes que el hotelero asume son, con ciertas condiciones, los gastos de cancelación que te pretender cobrar al cancelar tu reserva.

¿Por qué unas veces hay gastos de cancelación y otras veces no?

El release es un concepto que hoteles y agencias de viajes manejan en sus condiciones de contratación. Este indica con cuánta antelación, en días, se puede cancelar una reserva sin tener que pagar los gastos de cancelación. Este release no es fijo, depende de diferentes factores como las fechas de la reserva. Suele ser mayor en temporada alta y menor en temporada baja. Se sobreentiende que el release coincide con el tiempo que el hotelero calcula que necesita para poner esa habitación a la venta con alguna posibilidad de venderla.

Por poner algunos ejemplos en pleno verano, julio y agosto, los releases en los hoteles de costa van desde los 15 días hasta los 7, es decir puedes cancelar sin gastos si lo haces con esos días de antelación. En el momento en que superas ese límite ya sabes que algo tendrás que pagar.

En invierno los hoteles en general tienen menos ocupación y relajan las condiciones. Es probable que te encuentres hoteles que no te cobren gastos si cancelas con 2 o 3 días de antelación, incluso en algunos casos hasta con 24 horas o directamente no cobren gastos si el hotelero no tenía la previsión de llenar el hotel.

Hotel Gandia, en la Playa de Gandia
Los gastos de cancelación cubren al hotel, que tiene que volver a vender esa habitación.

Reservas de hotel «no reembolsables»

De unos años a esta parte hay un caso que es diferente, son las reservas «no reembolsables». A cambio de un importante descuento en la tarifa (normalmente superior al 10%) estipulan que la reserva se tiene que pagar y que no hay posibilidad de cancelación, si al final no puedes ir de viaje tendrás que pagar el total de la factura. Esto lo debes tener muy claro cuando quieras acceder a este tipo de ofertas y sólo acogerse a ellas si tienes mucha seguridad de que vas a poder viajar en esas fechas. Por supuesto debes estar convencido que ese es el hotel que quieres porque no vas a poder cambiar.

¿Cómo puedo saber las condiciones de cancelación de mi reserva de hotel?

Da igual el canal que elijas para reservar pero siempre, de forma clara y antes de formalizar la reserva deben informarte, si es posible por escrito, de este punto. Nuestra recomendación es que no reserves nunca sin conocer las condiciones de cancelación y teniendo muy en cuenta que no suelen ser generales sino específicas para tu reserva. Además, si reservas en una agencia de viajes, tanto on line como con oficina física,  te van a ofrecer un seguro de cancelación que suele ser muy barato y que, en reservas con un desembolso económico alto, es más que recomendable contratar y así olvidarte de este problema.

¿Qué hago para cancelar una reserva de hotel si aún estoy en plazo?

Lo primero es una obviedad: tienes que cancelar con el mismo interlocutor que hiciste la reserva, no sirve de mucho hablar directamente con el hotel si reservaste en una agencia, porque será el empleado de la agencia el que transmita la cancelación al hotel. Cada agencia tiene un sistema determinado para comunicar las cancelaciones, pero no está de más que te confirmen por correo electrónico la recepción de la cancelación y su gestión.

¿En qué casos, superado el release, puedo cancelar sin que me cobren gastos?

Aquí hay mucha variabilidad y va a depender del motivo de la anulación. A continuación te describimos algunos motivos por los cuales no pagarás gastos superado la fecha máxima de cancelación.

Motivos médicos

Este es el caso más común, si bien tú o tu acompañante sufrís una enfermedad que impide el viaje se puede anular sin gastos, es posible que te pidan un justificante del médico. Este motivo sirve también para las reservas no reembolsables.

Anular una reserva por causa médica justificada no incurre en gastos.
Anular una reserva por causa médica justificada no incurre en gastos.

Obligaciones legales

Tampoco te cobrarán gastos si tienes que asistir a un juicio, acudir a una mesa electoral, u otros trámites burocráticos, siempre que lo puedas justificar con documentación.

Cancelación del vuelo o del transporte

Si tu vuelo o transporte hacia el destino es cancelado por cualquier circunstancia es un buen motivo por el cual el hotel desestimará cobrarte los gastos de cancelación.

Motivos personales o profesionales

Aquí hay menos seguridad y dependerá del motivo y del criterio del hotelero si te aplica esos gastos o no.

La anulación de un vuelo es motivo para que el hotel no te cobre gastos.
La anulación de un vuelo es motivo para que el hotel no te cobre gastos.

¿Hay alguna otra forma de no pagar gastos si tengo que cancelar mi reserva?

La mejor forma de no pagar nunca los gastos de cancelación es contratar un seguro en el momento de hacer la reserva. Por un pequeño sobrecoste tendrás total tranquilidad. Pero si no lo hiciste en su día y ningún motivo de los anteriores te afecta tienes dos opciones más que podrían funcionar.

La primera es encontrar a otra persona que quiera usar tu reserva. En este caso el hotel no suele poner problemas, aunque legalmente lo tiene que aceptar, es un cambio de viajeros y no te costará ni un euro.

La otra posibilidad es pedir un cambio de fechas. Muchos hoteles que no aceptarán una cancelación sin gastos sí que aceptarán cambiarte la reserva para otras fechas en las que sí te venga bien viajar.

Por último tienes las oficinas de información al consumidor en las que te aconsejarán hasta dónde llegan tus derechos y obligaciones y te pueden asesorar sobre el tema.

Esperamos haberte sido de ayuda, en Roomsday.com no cobramos gastos de gestión y ayudamos a nuestros clientes frente al hotel a no pagar ningún gasto de cancelación en caso necesario.

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